Salah satu tugas Public Relation adalah memberitahukan
kepada publik mengenai launching product atau
suatu kegiatan penting yang akan dilaksanakan oleh perusahaannya dan untuk
mencapai tujuan itu PR tidak dapat berjalan sendiri karena pasti memerlukan bantuan-bantuan
dari pihak lain seperti bagian marketing
communication, production, juga termasuk agency media reation. Salah satu agency media relation yang sering diminta untuk membantu tugas PR
adalah BBDO Proximity Indonesia dan dalam agency
tersebut, bagian media relation mempunyai
tugas utama yaitu berhubungan dengan wartawan.
Menurut
Pak Hady yang menjabat sebagai Director of production dari tahun 2004-sekarang bahwa
acara yang dibuat Proximity sebagai agency
merupakan acaranya client “media relation ini tidak langsung berhubungan
dengan PR. Tapi sebenarnya justru ini order yang membantu PR perusahaan.
Kebanyakan client kita ini adalah PR
internal dari perusahaan”. Biasanya paling sering adalah kegiatan launching product tapi sebelumnya agency ini melihat dulu jenis produknya.
Misalkan Bank atau launching Apartement,
setelah itu baru dilihat segmen media yang akan dgunakan adalah misalnya untuk
media cetak adalah majalah bisnis, lalu tv, print
add, dan digital yang biasanya paling cepat upload nya ketimbang media lain. “biasanya kita kasih list ke client untuk didiskusikan media mana saja yang diundang untuk hadir
diacara yang kita buat”. Untuk masalah tempat juga mereka yang mengajukan tapi
tetap client yang menentukan, begitu
juga untuk mengurus veneu dan
undangan mereka yang mengusahakan tapi tetap sesuai arahan dan budget dari client.
.jpg)
Ketika
mengadakan Press Confrence juga
terdapat beberapa kendala, diantaranya mengenai ketepatan wartawan saat
diundang Press Confrence atau ketika
dalam acara juga terdapat artis atau tokoh penting yang datang, seperti kata Pak Hady “biasanya lebih
kepada pengaturan saat mereka (wartawan) datang, kadang kalau acaranya di
Jakarta mereka belum datang, tapi kita tetap hubungi, bertanya mereka sudah
sampai mana dan itu sering dilakukan sebelum satu jam acara dimulai. Repotnya
biasanya pada saat artis yang datang, biasanya media relation kita tau mana yang wartawan infotiment dan mana yang
bukan. Lalu biasanya kita bagi sesi kalau yang mau wawancara one of one diluar itu kita kasi waktu
dan kita biasanya memberi tau juga ke tokoh atau artis nya buat siaga, namun
yang agak dirisihkan terkadang
pertanyaan para wartawan itu diluar pembahasan mengenai produk, tapi memang hal
itu tidak bisa dihindari”.
Pada
saat melakukan press confrence terbuka
mereka lebih mengutamakan kenyamanan para undangan. Untuk wartawan, mereka menangani
cukup tertib karena dari peraturan yang dibuat juga sangat ketat, jadi untuk
wartawan yang tidak diundang, mereka tidak bisa masuk dan harus menunggu
diluar. “untuk press confrence terbuka,
kita meminta list pertanyaan pada
wartawan tapi untuk yang one of one mereka
yang mau diwawancarai suka minta list pertanyaannya terutama para bos”.
Perbedaan
antara wartawan infotiment dan yang bukan juga dapat dilihat dari cara mereka
meliput beritanya dan angle dalam
mengambil gambar atau foto. Mereka para wartawan infotiment jarang sekali
menampilkan gambar atau logo produk yang sedang di launching tapi justru hanya mengambil gambar atau foto artis atau
tokoh penting yang hadir dalam acara. “untuk mengatasi hal itu kita pasang
gambar atau logo produk dimana-mana. Jadi saat wartawan infotiment itu
mengambil foto tetap gambar atau logo produk juga didapat. Itu kan juga akann
di hitung ROI (Return of Investment)”
ROI
(Return of Investment) disebut juga laba atas investasi adalah rasio uang yang
didapat atau hilang pada suatu investasi. Pak Hady mengatakan bahwa “ROI akan
dihitung dalam arti budget milik client sudah habis berapa dalam acara
ini. Misalkan 100 juta setelah Press
Confrence selama sebulan atau dua bulan sudah masuk dimedia mana saja dan
itu akan dihitung sesuai kita pasang iklan. Semakin tinggi perbandingan ROI
maka akan semakin bagus”. Sesuai dengan kode etik jurnalis yang melarang
wartawan menerima ’amplop’, agency ini
juga tidak pernah membertikan wartawan uang, karena menurut Pak Hady mereka
(wartawan) bersedia datang juga karna hubungan baik dan mereka mengetahui bahwa
prosuk yang launching adalah produk
bagus. Namun wartawan yang datang juga tidak pulang dengan tangan kosong karena
mereka juga biasanya diberikan souvernir,
goody bag, atau doorprice. Untuk
menarik perhatian wartawan agar mau datang di Press Confrence, agency ini ternyata sangat berkreatifitas tinggi
misalkan mengadakan kompetisi jurnalis atau mengemas undangan untuk wartawan
dalam bentuk yang unik. Misalkan untuk launching
produk baru pampres, mereka menggunakan balon yang dipakaikan pampres untuk
mengemas undangan dalam bentuk seperti itu sehingga hal itu dapat menarik
perhatian wartawan tapi tetap mengemasnya masih inline dengan konteksnya. “kadang juga sudah bikin bagus tapi tergantung improved
dari client, kalau mereka tidak
mau repot seperti itu karena mengeluarkan biaya lebih jadi mereka memilih yang
biasa saja.” ujar Pak Hady ketika menjelaskan alasan client yang tidak mau repot, dan terpaksa rencana kekreatifan dari
tim kreatif tidak digunakan.
Tim
media relation dalam agency ini hanya ada dua, namun pada
saat hari H ada media, marketing
communication, production. Dari tim media
relation ini terdapat bagian media
monitoring yang bertugas mengkliping berita atau menelpon wartawan untuk
menanyakan perkembangan peliputan berita dalam media. Agency ini juga memilih hari kamis sebagai waktu Press Confrence yang paling ideal karena
besok sudah bisa naik cetak. Meskipun masih ada client yang meminta press
confrence diadakan pada hari sabtu atau minggu, tapi menurut Pak Hady
justru ketika weekend wartawan yang
datang akan sedikit karena mereka juga membutuhkan waktu untuk libur, terutama
haru jumat tidak mungkin diadakan press
confrence karena pada hari itu merupakan deadline para wartawan.
Agency ini juga memakai jasa Event Organizer dalam pelaksanaan press confrence, “kita juga memakai EO
dan kita hanya menentukan konsep tapi produksinya kita juga yang support,
termasuk peralatan kita supplay ke
EO. Kita lebih ke brand activity agency yang
ada media relation, tim kreatif, dan
digital.
Profil singkat narasumber :
Nama : Syaiful Hadi.
Nama Panggilan : Hadi
Lulusan :
Jl. Tebet barat dalam VI H. No 12 jaksel
Akademik : Lulusan IISIP Jakarta periklanan,
Bekerja : Kerja di BBDO Proximity Indonsia
Jabatan : Director of production dari
2004-sekarang
0 komentar:
Posting Komentar